一、文件交换

　　（1）办事处保密员（机要文件交换通讯员）进入区级文件交换站，必须佩戴相关证件。

　　（2）必须按文件交换范围进行文件交换，必须按指定的文件专柜领取和发放文件，不得乱放乱取。

　　（3）机要文件交换通讯员必须严格遵守规定的文件交换时间，不得无故缺席。通讯员因故请假，需暂时替换的人员应持单位证明和工作证，报请保密局同意。无证人员不得进入交换站。因特殊情况需变更通讯员的单位应按照规定重新办理相关证件。

　　（4）严禁在文件交换站私自拆看签收件，不得更改文件密级、时限、收发文单位名称等。

　　（5）密件和要求办理的各类文件、会议通知等，必须严格履行签收制度。传阅件必须在第二个交换日退回，并办理退件手续。

　　（6）文件交换完毕，应立即返回单位，不得在交换站存放；不得携带文件到公共场所或将文件带回家。

　　二、秘密文件日常管理

　　（1）从区保密局取回“三密件”，先在《密件登记本》上登记，由办公室负责处理。

　　（2）负责密件处理的同志收文后进行分类，分别在文件的左上角盖收文章，党群线的盖街道党工委的收文章，政府线的盖办事处的收文章。登记、编号后，送领导拟传阅范围和拟办意见。

　　（3）按照传阅范围，由办公室或保密员在规定时间内将秘密文件送相关领导阅，领导阅后由保密员将密件放回保密柜保存或退回保密局。

　　（4）密件不得在互联网和无安全保密措施计算机上处理，不准复印，以防泄密。

　　三、“废旧文件堆放室”和文件销毁

　　（1）“废旧文件堆放室”设置在打字室，由专人监管，收集领导或各科室日常办公弃废的文件草稿、清样、打印、复印废页以及其它文字废纸，放进“废旧文件袋”内。

　　（2）每年底或次年初对文件、资料进行全面清理一次。需要归档的文件分类保管好，不归档的文件、资料放进“废旧文件袋”内，也可用碎纸机销毁。

　　（3）销毁存有秘密文件资料的载体（包括软盘、U盘、移动硬盘、主机硬盘、光盘等）时，应当确保秘密信息无法还原。必须填写“销毁清单”，报主管领导审批后，送区保密局同意销毁。清单送一份保密局，单位留存一份。

　　（4）禁止将秘密文件和标有“内部资料”、“内部使用”、“商业秘密”等字样的各种文件、资料当作废品售卖。

　　（5）保密员要负责督促检查本单位的文件清理和销毁工作，防止文件丢失和泄密事件发生。